otre programme de continuité des activités est le gilet de sauvetage de votre organisation. Un jour, vous tomberez peut-être dans l'eau et il se peut qu'elle soit glacée, vous nagerez peut-être pendant des heures pour atteindre la rive, mais au bout du compte, ce gilet de sauvetage vous gardera à flot. Vous survivrez.
Un programme de gestion de la continuité des activités est défini comme « un processus continu de gestion et de gouvernance soutenu par la haute direction et doté de ressources appropriées pour mettre en œuvre et maintenir la gestion de la continuité des activités (Source : ISO 2300:2021).
Parce que votre organisation doit continuer à fonctionner quels que soient les incidents auxquels elle est confrontée, il y a beaucoup de choses à planifier.
Cela dit, la continuité des activités vous aide à conserver une gestion saine, à élaborer des stratégies ciblées ainsi qu’à répondre adéquatement aux incidents. Tout en gérant les attentes des clients et des fournisseurs ainsi qu’en validant vos exigences réglementaires, elle vous donne également un avantage concurrentiel maintenant que vous êtes prêt à toute éventualité.
Pour résumer, un programme de continuité des activités est bien plus que des bouts de papier rédigés à la hâte.
Et comme vous pouvez probablement l'imaginer, utiliser des tonnes de documents Word et Excel n'est pas le moyen le plus efficace d'y parvenir.
Destiné aux petites comme aux grandes entreprises, voici un guide pratique qui introduit les raisons pour lesquelles il est important de mettre en œuvre un programme de gestion de la continuité complet et approfondi.
Lorsque vous élaborez un programme de gestion de la continuité des activités (PCA), vous commencez par recueillir des informations approfondies sur votre organisation. Ce processus aboutit à une compilation ou à une centralisation de toutes les données, ce qui offre de nombreux avantages, notamment un éclairage nouveau des informations.
La centralisation de toutes les données collectées facilite la compréhension et la visualisation globales de votre état actuel : Que manque-t-il ? Qu'est-ce qui peut être amélioré ? Qu'est-ce qui fonctionne ?
Si vous ne possédez pas encore un programme de continuité des activités, préparez-vous à entendre souvent cette phrase. Même si ce n'est pas la première chose qui vient à l'esprit lorsque vous pensez à la continuité des activités, c'est la recommandation la plus importante. De la même manière que votre organisation grandit et évolue, votre programme doit suivre. En le gardant en vie et en entretenant ses composantes par l'analyse, l'exercice et la maintenance, vous pourrez découvrir de nouvelles opportunités et vulnérabilités.
Parlons maintenant des solutions automatisées de continuité des activités. Le concept de continuité des activités en lui-même n'est pas très ancien (1970 seulement !), il est donc normal qu'il n'y ait que quelques logiciels qui fournissent ce dont vous avez besoin. Même s'il ne s'agit pas d'une exigence en soi, l'automatisation est le taylorisme virtuel de notre secteur. Les données peuvent être « entreposées » au même endroit, ce qui les rend accessibles et permet une meilleure analyse, une meilleure prise de décision, une meilleure révision, mais aussi une meilleure fiabilité.
Les consultants en continuité des affaires et en résilience de Premier Continuum reconnaissent l'importance de l'automatisation des plans de continuité des affaires. C'est pourquoi nous développons depuis 2002 ParaSolution, notre propre logiciel de BCM, aujourd'hui reconnu mondialement par Gartner, le Business Continuity Institute (BCI) et SoftwareReviews.
L'approche proposée par un logiciel de gestion de la continuité permettra avant tout d'optimiser votre activité et d'accroître votre efficacité.
Entre autres, l'automatisation de votre PCA soutiendra votre organisation tout au long du cycle de la gestion de la continuité des activités (gestion des politiques et des programmes, intégration, analyse, conception, mise en œuvre et validation). Vous aurez la possibilité de consulter des données consolidées en temps réel et toutes les ressources nécessaires, et ainsi mieux comprendre le contexte de votre organisation.
La mise en œuvre d'un programme de continuité des activités n'est pas toujours une question de choix. Que ce soit pour vous conformer aux lois et aux exigences réglementaires ou pour répondre aux demandes de vos fournisseurs, partenaires et clients, vous devrez peut-être changer votre approche de gestion des affaires.
Lorsque vous mettez en œuvre un programme de continuité des activités, et donc un plan de continuité des activités, vous rassurez vos fournisseurs, partenaires et clients en leur montrant que vous avez pris les mesures nécessaires pour protéger vos relations commerciales, vos intérêts mutuels et en leur assurant que vos services essentiels seront maintenus.
Saviez-vous que 73,6 % des organisations demandent à leurs principaux fournisseurs (nouveaux ou existants) s'ils ont mis en place des dispositifs de continuité des activités ?
- Source : Rapport BCI sur la résilience de la chaîne d'approvisionnement, 2023
Le fait d'être préparé et de connaître vos stratégies, vos dépendances ou les ressources nécessaires atténue les inquiétudes qui peuvent surgir lors de l'établissement d'une relation commerciale.
L'utilisation d’un logiciel soutiendra vos besoins et appuiera ainsi votre position dans le secteur. Elle permet à votre organisation de développer des procédures et des politiques afin de protéger ses actifs et ses données. Comme nous le savons bien, l'information vaut de l’or de nos jours, ce qui signifie que les organisations veulent s'assurer que lorsqu'elles entament une relation commerciale, toutes les données qu'elles échangeront seront en sécurité.
En outre, il peut être intéressant d'obtenir une certification ou du moins d'utiliser le cadre de normes telles que ISO27001/SOC/NIST, etc . La liste peut être longue, mais l'objectif est le même : la sécurité de l'information. Ces normes indiquent et valident la manière dont l'information est gérée et protégée au sein de votre organisation.
Avez-vous déjà entendu parler de la norme ISO 22301 ? Cette norme sert, entre autres, de cadre à la gestion de la continuité des activités au sein des organisations. Cela dit, le fait de se conformer à cette certification vous aidera certainement à assurer votre conformité et votre sécurité.
Le rapport Horizon Scan 2021 de BCI révèle même qu'environ 65 % des organisations sont certifiées ISO 22301 ou l'utilisent comme cadre :
L'automatisation est également indispensable lorsqu'il s'agit d'établir des preuves lors des audits. Quel que soit le niveau de maturité de votre organisation, les audits sont toujours redoutés. C'est la raison pour laquelle l'automatisation s'avère utile, puisqu’elle rassemble des informations centralisées, fiables et actualisées.
Retrouvez plus d'informations sur la certification ISO ici.
Comme nous l'avons vu précédemment, un programme de gestion de la continuité des activités doit être vivant et évoluer tout comme votre organisation. C'est ici qu'intervient la notion d'évolutivité.
Les bonnes pratiques impliquent une révision régulière du programme ainsi que lors de changements significatifs dans l’organisation. Cela permet de veiller à ce que le cadre de travail soit exact, qu'il corresponde à votre niveau de maturité et que la direction est au courant des changements pertinents.
La mise en œuvre d'un PCA revient à créer un cadre pour votre organisation, un ensemble de lignes directrices conçues pour éliminer les principaux obstacles, assurer le suivi de ce qui a été fait et de ce qui doit être fait (par exemple, les dossiers de formation et de sensibilisation). Le processus lui-même est rationalisé et, même si vos équipes ou vos départements s'agrandissent, les activités du programme, comme les exercices, resteront facilement réalisables.
Les flux d'activités et l'analyse des écarts sont deux outils essentiels qui contribuent à l'évolutivité de votre programme :
Accessibles par le biais d'un logiciel, les flux d’activités aident l'organisation à planifier la révision, la maintenance ou la mise à jour du programme. Vous pourrez également passer au niveau supérieur, en vous concentrant sur les actions qui apportent une valeur ajoutée et accélèrent efficacement l'exécution des tâches.
En soi, l’analyse des écarts est indispensable pour évaluer l'état actuel de la continuité des activités dans votre organisation. Combinez-la avec un logiciel et on ne pourra plus vous arrêter. Imaginez: un seul coup d'œil à votre gabarit d’analyse des écarts et vous serez en mesure de voir précisément où sont les lacunes et ce qui peut être fait pour l’adresser. C’est là tout le pouvoir de l'automatisation !
Lorsque nous parlons d'évolutivité, nous parlons aussi de l'avenir. Cette vue globale, créée par votre programme de continuité, montre toutes les passerelles, les possibilités d'optimisation et de certifications. L'évolution n'a de fin que les limites que vous y mettez.
Comme mentionné précédemment, un PCA implique la compilation de données. Ainsi, lors des ateliers d’analyse d’impact sur les activités, les unités d’affaires seront appelées à communiquer la nature de leurs activités, la durée maximale tolérable de perturbation (DMTP), l’objectif de délai de rétablissement (RTO), etc. Elles participeront aussi régulièrement à des formations et à des exercices afin de valider leurs solutions et leur état de préparation. Maintenir le programme contribue à la mobilisation de l'ensemble de l'organisation.
De plus, comme un PCA exige de la discipline et de l'organisation, son élaboration peut vous aider à optimiser ou mettre à jour votre structure organisationnelle. En effet, votre PCA va identifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de votre organisation; il peut donc vous aider à renforcer des liens et procédures pertinentes. L’avantage est que, lorsqu'un événement imprévu survient, l’ensemble agit comme un corps unifié.
Avez-vous déjà pensé au fait que des clients potentiels pourraient décider de choisir une organisation dotée d'un plan de continuité des activités (PCA) non seulement pour des raisons de sécurité, mais aussi parce qu'ils s’attendent un certain niveau de professionnalisme ? Que vos partenaires pourraient également être plus enclins à investir s'ils savaient que votre organisation dispose d'un PCA solide pour maintenir ses activités ?
Enfin, les fournisseurs ont également le pouvoir de décider de ne pas s’engager s'ils savent que vous ne disposez pas d'un programme avec des solutions pour limiter les pertes.
« La mise en œuvre d'un BCMP permet également de saisir des opportunités »
Que vous souhaitiez élargir votre clientèle, consolider un partenariat ou confirmer des fournisseurs, un PCA sera toujours perçu favorablement. L'ajout d'un PCA à votre « jeu » peut également vous donner l'occasion de prendre le pouls du marché et de ses tendances (quelles sont les exigences ? qu'est-ce qui attire les clients ? etc.).
Un PCA vous aidera à déterminer les zones où vous êtes exposés (par exemple, les retards fréquents) et, ce faisant, vous guidera dans l'élaboration des contrats. Vous saurez donc quels termes sont réalistes pour un accord de niveau de service.
Cependant, il ne s'agit pas seulement de connaître votre organisation, mais aussi de savoir avec qui vous faites des affaires. Vous devez vérifier que vos fournisseurs iont au moins un PCA en place puis, vous assurer que les solutions où vos activités se rencontrent, sont fiables, grâce à une évaluation des risques des fournisseurs. Par le biais d’une série de questions prédéterminées, vous pourrez évaluer la résilience de ces partenaires et développer une nouvelle relation commerciale.
Pour mettre en œuvre un programme de continuité des activités, vous entamez de nombreuses activités qui mobiliseront tous les niveaux de votre organisation.
La principale composante d'une mobilisation réussie est la construction d'une culture organisationnelle solide par la communication et votre cible numéro un est le leadership.
« Un engagement fort de l'équipe de direction dans le processus contribue à la mobilisation des autres employés et à la reconnaissance de la discipline. »
- Source : BCI Crisis Management Report 2021
La mobilisation est un facteur de réussite dans la mise en œuvre d'un programme de gestion de la continuité des activités.
En effet, lorsque la haute direction est mobilisée dans les étapes clés du programme de continuité et offre une vision stratégique et marquée vers l’intégration de bonne pratique de continuité, le reste de l’organisation est davantage poussée à intégrer ses pratiques dans leur niveau tactique voire opérationnel.
La mobilisation passe également par la sensibilisation. Il va donc s’agir de faire des activités à échelle macro, qui rassemblent les employés et qui se veulent « formatrices ». Ce type d’activité va aller des tests de notification pour simuler un incident qui toucherait l’ensemble de l’organisation, à des formations sur l’hameçonnage et la cybersécurité.
L’objectif restera toujours d’assurer la continuité des activités et maintenir la capacité de résilience opérationnelle de l’organisation.
En conclusion, la mise en œuvre d'un programme de gestion de la continuité des activités va bien au-delà de cocher quelques cases. C'est ce qui vous distinguera des autres, ce qui vous préparera à minimiser les conséquences d’un incident et à maintenir vos activités.
Si vous avez besoin d'aide concernant la mise en œuvre de votre PCA, n'hésitez pas à contacter nos experts, qui vous guideront à chaque étape.
Marion Escriu, CBCI, Auditrice principal ISO 22301
Marion est consultante en continuité des activités et résilience organisationnelle chez Premier Continuum. Elle a accompagné ses clients sur divers mandats allant de l’établissement d’un programme de continuité des activités, à la relève technologique en passant par le soutien en vue de la certification ISO22301.
